Buscar uma nova forma de seguir as rotinas de trabalho em tempos de isolamento social, oferecer ferramentas para o trabalho remoto e garantir agilidade e transparência às funções istrativas tem sido uma das tarefas do Ministério Público de Santa Catarina (MPSC) nos últimos meses.
Com o avanço da pandemia do coronavírus, esse movimento de transformação digital precisou ser acelerado na instituição.
Para esse desafio, o MPSC contou com o apoio da Softplan, de Florianópolis.
E é com o Sistema de Gestão de Processos istrativos, que o órgão vem fazendo a transformação digital no setor público ser uma realidade.
O sistema está em uso há 6 anos e nos últimos meses o uso de processos digitais ganhou força e provocou uma inversão total dos números:
- Janeiro de 2020: 98% dos processos e documentos eram físicos (em papel).
- Julho de 2020: 88% dos processos e documentos são digitais.
De acordo com Orlando da Silva Baptista, gerente de Sistemas de Informação do MPSC, a transformação digital está mudando positivamente as atividades do MPSC de formas que, há algum tempo, seriam improváveis:
“O apoio da alta istração e o engajamento de todos os funcionários estão sendo importantes para superar os desafios enfrentados nesse processo”.
Para Bele, esse movimento pode ser medido por meio de comparações com o modelo de trabalho anterior, como por exemplo:
- A ruptura na forma de trabalho com relação à transferência do meio físico para o digital, alteração que demanda grande esforço na quebra de paradigmas e aspectos culturais dentro do MPSC.
- Receio de que os dados pudessem ser perdidos ao usar o processo digital.
- Limpeza e acompanhamento das filas de trabalho.
- Eliminação de planilhas e e-mails paralelos para o controle de processos.
- Falta de conhecimento no uso da ferramenta.
- Processos físicos antigos que deverão ser transformados em digital.
Um dos pontos considerados cruciais neste momento foi a missão de sensibilizar e recapacitar os servidores do MPSC, o que foi feito em tempo recorde pela equipe de capacitação da Softplan e também reflete nos resultados positivos que vêm sendo colhidos.
“Em 3 encontros virtuais com uma média de 250 servidores participantes, tivemos a certeza de que a recapacitação foi bem recebida e muito bem aproveitada pelos servidores pois houve muita interação, além dos s extremamente positivos”, ressalta Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação da Softplan.
Além das videoaulas, foram produzidos diversos artefatos e materiais didáticos que auxiliarão permanentemente os usuários.
Para Denise da Cunha Keineck, coordenadora de Planejamento do MPSC, as capacitações são um “excelente e pelos canais disponibilizados e o curso cumpre o nivelamento necessário nas principais funcionalidades do Sistema para o trâmite digital dos processos”.
As avaliações feitas pelos servidores qualificaram o ciclo de recapacitações com uma média de satisfação geral de 9,1.
Já para o subprocurador-geral de Justiça para Assuntos istrativos do MPSC, Fábio Strecker Schmitt, o maior desafio foi “a mobilização de um grande número de pessoas que ariam a ser usuárias do sistema, ando a trabalhar no processo digital, e o treinamento desse contingente de novos usuários. A adequação de alguns fluxos de trabalho também foi necessária”.
Além das ações de recapacitação, o MPSC e a Softplan disponibilizam quatro canais de atendimento aos servidores, um deles uma equipe residente formada por quatro profissionais que atuam diretamente no órgão público.
“O papel da equipe residente no MPSC é construir uma base sólida de entrega de valor e de fortalecimento das relações. Estamos o tempo todo monitorando indicadores de desempenho e trocando informações com os gestores do sistema para contornarmos os gargalos e explorarmos as funcionalidades do Sistema ao máximo”, explica Nildo Beppler Junior, Coordenador da equipe.
Hoje em dia mais de 70 atividades istrativas são monitoradas pelo sistema.